Onboarding Mitarbeiter: Was ein richtig gutes Onboarding ausmacht (+ Checkliste, Beispiel & Profi-Tipps)

In den letzten Wochen haben wir uns intensiv mit einer Frage beschäftigt, die in vielen Unternehmen zu wenig Aufmerksamkeit bekommt: Was macht ein richtig gutes Onboarding aus? 🤔

Unsere Erkenntnis: Es sind nicht (nur) der neue Laptop, die stylische Begrüssungsbox oder das schicke Namensschild. Es sind Struktur, Wertschätzung und echte menschliche Verbindung, die den Unterschied machen. Ein gelungener Onboarding-Prozess entscheidet darüber, ob sich neue Mitarbeiter willkommen, wertgeschätzt und motiviert fühlen – oder ob sie innerlich bereits nach wenigen Tagen innerlich kündigen.

Warum ist gutes Onboarding so wichtig?

• 90 Tage entscheiden über Verbleib und Engagement
• 20% der neuen Mitarbeitenden verlassen das Unternehmen innerhalb der ersten 45 Tage, wenn das Onboarding nicht passt
• Gutes Onboarding steigert Produktivität um bis zu 70%
• Kultur und Zugehörigkeit entstehen in den ersten Wochen
• Positive Onboarding-Erlebnisse stärken Arbeitgebermarke und Weiterempfehlungen

Kurz gesagt: Ein schlechtes Onboarding kostet Geld, Talente und Vertrauen. Ein starkes Onboarding hingegen ist der Grundstein für langfristige Bindung, Motivation und Leistung.

Was macht ein richtig gutes Onboarding aus?

Ein gutes Onboarding ist kein One-Pager, sondern ein ganzheitlicher Prozess – beginnend vor dem ersten Arbeitstag und endend nach der Probezeit. Es braucht:

1. Struktur: Ein klarer Zeitplan, transparente Erwartungen, definierte Ansprechpartner.
2. Emotionale Intelligenz: Wertschätzung, Zuhören, echtes Interesse.
3. Inhalte mit Sinn: Informationen, die Orientierung geben und das "Warum" des Unternehmens erklären.
4. Verbindung: Beziehungen zu Kolleg:innen, informelle Momente, Teambuilding.
5. Feedback & Entwicklung: Rückmeldungen, Zielgespräche, Perspektiven.

Die ultimative Onboarding-Checkliste für HR: 20 Schritte von Preboarding bis Perspektivgespräch

Diese Checkliste eignet sich ideal für HR-Verantwortliche, Teamleiter:innen und People-&-Culture-Manager. Sie bildet den gesamten Onboarding-Prozess systematisch ab und stellt sicher, dass keine Phase vernachlässigt wird.

Phase 1: Preboarding (vor dem 1. Arbeitstag)

1. Vertrag und Unterlagen versenden: Schnelligkeit schafft Vertrauen.
2. Onboarding-Zeitplan und Ansprechpartner vorab kommunizieren: Orientierung vorab reduziert Nervosität.
3. Begrüssungsbox / Willkommenspaket senden: Kleine Gesten mit grosser Wirkung.
4. Technik und Arbeitsplatz vorbereiten: Laptop, Software, Zugänge – alles muss einsatzbereit sein.
5. Intern kommunizieren, dass eine neue Person startet: Erwartungen steuern, Offenheit schaffen.

Phase 2: Willkommenstag (Tag 1)

1. Persönliche Begrüssung durch direkte Führungskraft: Wärme statt Formularroutine.
2. Unternehmensrundgang / digitales Onboarding-Video: Kultur und Struktur erlebbar machen.
3. Vorstellung im Team / gemeinsames Mittagessen: Der erste Eindruck vom Miteinander.
4. Erste kleine, sinnvolle Aufgabe übergeben: Produktivitätserleben von Anfang an.
5. Zugang zu Tools, Accounts, Kalendern gewährleisten: Technische Souveränität schaffen.

Phase 3: Einarbeitung (Woche 1–4)

1. Buddy oder Mentor zuweisen: Ein fester Ansprechpartner für alle Fragen.
2. Regelmässige Check-ins in Woche 1, 2 und 4: Feedback & emotionales Monitoring.
3. Einführung in Kultur, Werte & Vision des Unternehmens: Sinn erleben.
4. Kernprozesse und Zuständigkeiten erklären: Kontext verstehen, statt nur zu funktionieren.
5. Trainings- und Lernangebote bereitstellen: Empowerment statt Einarbeitungsfrust.

Phase 4: Integration (Monat 2–3)

1. Projekt- oder Teameinsatz mit echter Verantwortung: Vertrauen durch Verantwortung.
2. Persönliches Feedbackgespräch nach 6 Wochen: Standortbestimmung.
3. Teamevent oder informeller Austausch organisieren: Bindung auf emotionaler Ebene stärken.

Phase 5: Abschluss der Probezeit

1. Perspektivgespräch führen: Wo stehst du, wo willst du hin?
2. Ziele und Weiterentwicklungsmöglichkeiten vereinbaren: Zukunft aktiv gestalten.

Praxisbeispiel: Wie gutes Onboarding in der Realität aussieht

Lernen wir Anna kennen: Sie startet als Marketing-Managerin bei einem innovativen SaaS-Start-up mit 60 Mitarbeitenden.

Preboarding: Nach der Vertragsunterzeichnung erhält Anna innerhalb von 2 Tagen einen persönlichen Willkommensanruf der HR-Leitung, eine detaillierte Onboarding-Agenda per E-Mail und eine Begrüssungsbox mit Notizbuch, Hoodie und einer handgeschriebenen Karte. Ihr neuer Laptop kommt eine Woche vor Arbeitsbeginn mit vorinstallierten Tools.

Tag 1: Anna wird von ihrer Führungskraft empfangen. Es gibt einen Rundgang, ein kurzes Teamfrühstück und ein lockeres Kennenlernen via "Speed Dating" mit dem Team. Sie bekommt Zugang zu allen Tools und erledigt am Nachmittag ihre erste Aufgabe: ein kurzes Intro-Posting auf LinkedIn mit Bild vom neuen Arbeitsplatz.

Woche 1–4: Anna hat wöchentlich ein Check-in mit ihrer Mentorin Sophie. In Woche 2 nimmt sie an einem Onboarding-Workshop teil, in dem die Unternehmenswerte kreativ vermittelt werden. In Woche 3 beginnt sie mit der Konzeption einer kleinen Social-Media-Kampagne, für die sie verantwortlich ist.

Monat 2–3: Anna leitet eigenständig ein Projekt zur Automatisierung von E-Mail-Strecken. Beim Teamevent auf dem lokalen Weihnachtsmarkt lernt sie Kolleg:innen aus anderen Abteilungen besser kennen. Im 6-Wochen-Feedbackgespräch bescheinigt ihr die Führungskraft eine sehr schnelle Integration und lobt ihr Gespür für Sprache.

Abschluss der Probezeit: Im Perspektivgespräch sagt Anna: „Ich habe mich selten so schnell zugehörig gefühlt. Ich weiss, wo ich hin will – und was ich beitragen kann." Gemeinsam werden Weiterentwicklungsziele besprochen, u. a. ein externer Kurs zur strategischen Markenkommunikation.

Fazit: Onboarding ist keine HR-Pflicht – es ist eine Investition in Menschen

Wenn wir den Einstieg neuer Mitarbeitender achtsam, herzlich und strukturiert gestalten, legen wir den Grundstein für Motivation, Bindung und Leistung. Und ganz nebenbei entsteht genau das, was sich jedes Unternehmen wünscht: eine starke Unternehmenskultur.

Tipp: Diese Checkliste funktioniert sowohl für Office- als auch Remote-Onboardings und kann je nach Unternehmensgrösse angepasst werden. Nutze sie aktiv zur Qualitätssicherung deines Onboardings.